Proceso: toma de lecturas y facturación (MPS)

proceso
Estandariza cómo Seiton captura lecturas de la base instalada, valida consumos y emite facturación mensual sin errores, alineada a contrato y a SANTI.
Keywords

toma-de-lecturas, facturacion-mps, base-instalada, contrato, monitoreo-de-equipos, notas-de-crédito, cierre-mensual

Objetivo del proceso

Asegurar que cada mes se:

  • capture el 100% de lecturas de la base instalada (por monitoreo o por captura controlada),
  • valide el consumo contra condiciones contractuales,
  • emita y envíe la facturación correcta y completa en los tiempos acordados,
  • deje trazabilidad para aclaraciones, notas de crédito y auditoría.

Alcance

Incluye:

  • preparación de base instalada (equipos, ubicaciones, responsables, método de lectura),
  • obtención de lecturas (monitoreo / lecturista / servicio / teléfono),
  • validación y conciliación (contrato vs. SANTI vs. evidencias),
  • generación de facturas y envío,
  • atención de aclaraciones (ajustes, notas de crédito/cancelaciones) y cierre.

No incluye:

  • cobranza y aplicación de pagos (ver proceso correspondiente de crédito y cobranza),
  • cambios de equipos por volumen o fallas (ver proceso de cambio de equipos),
  • operación de tickets técnicos (ver proceso de atención de tickets).

Dueño del proceso

Dirección de Operaciones, con ejecución operativa en coordinación con Administración/Facturación.

Roles y responsabilidades

  • Administración / Facturación (responsable operativo):
    • ejecutar calendario mensual, generar facturas, enviar y confirmar recepción.
    • documentar evidencias y soportes por cliente.
  • Operaciones (coordinación):
    • asegurar base instalada vigente, contratos/anexos completos, equipos monitoreados cuando aplique.
    • coordinar a lecturistas / servicio / terceros para obtención de lecturas.
  • Ejecutiva(o) de cuenta / Ventas (soporte al cliente):
    • gestionar aclaraciones con el cliente cuando haya dudas de renta/consumos.
    • validar condiciones particulares (PO, centros de costo, desglose por sucursal, etc.).
  • Servicio / Monitoreo (fuente de lectura):
    • proveer lecturas por sistema y/o evidencia cuando sea captura manual.
  • Auditoría (si aplica):
    • muestreo y validación de integridad: % facturado vs. base instalada, errores recurrentes.

Entradas, salidas y sistemas

Entradas

  • contrato y anexos vigentes (condiciones de renta / clic / mínimos / ilimitados),
  • base instalada por cliente (equipos, serie, ubicación, usuario responsable),
  • lecturas del periodo (por método asignado),
  • incidencias del mes (cambios, bajas, altas, equipos sustitutos).

Salidas

  • facturas emitidas y enviadas,
  • evidencias/soportes archivados (lecturas, reportes, aprobaciones),
  • notas de crédito/cancelaciones (cuando proceda),
  • reporte de cierre (facturado vs base instalada; excepciones).

Sistemas

  • SANTI (contratos, base instalada, facturación, notas de crédito/cancelaciones).
  • Sistema de monitoreo (lecturas automáticas y estatus de conectividad).
  • Repositorio documental (contratos, anexos, soportes por cliente).

Frecuencia y calendario operativo

  • Frecuencia: mensual.
  • Regla operativa: facturar el 100% de la base instalada cada mes con soportes y en los tiempos acordados con crédito/cobranza y con el cliente; condiciones contractuales deben estar conciliadas entre contrato físico y SANTI.
NoteNota de operación

Cuando un cliente requiere formatos específicos (OC, CFDI con datos adicionales, desglose por sucursal, etc.), estos requisitos deben quedar documentados en la ficha del cliente y reflejados en SANTI.

Flujo operativo del proceso

Secuencia estándar

  1. Congelar base instalada del mes
    • altas/bajas/cambios del periodo registradas.
    • método de lectura asignado por equipo.
  2. Recolectar lecturas
    • por monitoreo (preferente) o por captura controlada.
  3. Validar lecturas y consumos
    • coherencia vs histórico y vs condiciones del contrato.
    • identificar outliers (picos, lecturas faltantes, equipos sustitutos).
  4. Conciliar contrato vs SANTI
    • renta, clic, mínimos, ilimitados, incrementos, prorrateos.
  5. Emitir facturación
    • CFDI correcto, desglose requerido, referencias/PO.
  6. Enviar y confirmar recepción
    • registro de acuse/confirmación cuando el cliente lo requiera.
  7. Aclaraciones y ajustes
    • correcciones, cancelaciones, notas de crédito.
  8. Cierre del mes
    • reporte facturado vs base instalada y lecciones aprendidas.

flowchart TD
  A[Inicio de mes: calendario de facturación] --> B[Congelar base instalada en SANTI]
  B --> C{¿Lectura por monitoreo disponible?}

  C -- Sí --> D[Extraer lecturas del sistema de monitoreo]
  C -- No --> E[Captura controlada: lecturista / servicio / teléfono]

  D --> F[Validar lecturas vs histórico y contrato]
  E --> F

  F --> G{¿Inconsistencias o faltantes?}
  G -- Sí --> H[Corregir: reconexión, relectura, aclaración con cliente, sustituto]
  H --> F
  G -- No --> I[Conciliar contrato/anexos vs SANTI]

  I --> J[Generar CFDI / facturas]
  J --> K[Enviar y confirmar recepción]
  K --> L{¿Aclaración del cliente?}

  L -- Sí --> M[Ajuste: nota de crédito / cancelación / reemisión]
  M --> K
  L -- No --> N[Cierre: facturado vs base instalada y excepciones]

Controles clave y criterios de calidad

  • Cobertura: % de equipos facturados vs. base instalada (objetivo: 100%).
  • Integridad: toda factura tiene soporte (lectura/evidencia + condición contractual aplicable).
  • Consistencia: contrato/anexo y SANTI reflejan lo mismo (renta, clic, mínimos, incrementos).
  • Trazabilidad: cualquier ajuste queda con evidencia y autorización.
WarningErrores comunes a evitar
  • Facturar con condiciones distintas al contrato/anexo vigente.
  • No registrar altas/bajas/cambios del mes antes de congelar base instalada.
  • Capturar lecturas manuales sin evidencia (foto/impresión/registro del sistema) y sin responsable.
  • No detectar outliers: picos por lectura mal tomada, reset de contador, equipo sustituto no registrado.

Checklist mensual estándar

Indicadores sugeridos

  • % facturado vs base instalada (meta: 100%).
  • % equipos con lectura por monitoreo (meta: creciente mes con mes).
  • # de aclaraciones por facturación (tendencia a la baja).
  • Tiempo promedio de emisión (desde congelar base instalada hasta envío).
  • Monto de notas de crédito por error interno (tendencia a la baja).

Interfaces con otros procesos

TipSeiton Zen recomienda

La facturación sin fricción se gana antes del cierre del mes: contratos y anexos completos, base instalada limpia y el mayor porcentaje posible de equipos con lectura por monitoreo. El resto son “incendios” administrativos.

Referencias internas

  • Manual Seiton (diciembre 2025): lineamientos de facturación y conciliación contrato–SANTI; meta de facturar 100% de base instalada cada mes.
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