Proceso de entrega e instalación

proceso
Define cómo Seiton coordina, ejecuta y valida la entrega e instalación de equipos para asegurar una primera experiencia operativa positiva en el cliente.
Keywords

entrega-de-equipos, instalación, coordinación-operativa, experiencia-inicial-cliente, validación-instalación

Propósito del proceso

Asegurar que todo equipo entregado e instalado por Seiton:

  • Llegue en tiempo y forma.
  • Corresponda exactamente a lo contratado.
  • Quede operando correctamente desde el primer día.
  • Genere una primera percepción positiva y profesional en el cliente.

Este proceso es crítico porque conecta el cierre comercial con la operación recurrente del servicio.

Alcance

Este proceso aplica para:

  • Nuevos contratos de servicios administrados.
  • Instalaciones iniciales.
  • Cambios de equipo autorizados.
  • Entregas por expansión de base instalada.

No incluye:

  • Atención de tickets.
  • Cambios correctivos.
  • Surtido de tóner recurrente.
  • Toma de lecturas y facturación.

Roles involucrados

  • Área Comercial
  • Dirección / Gerencia de Operaciones
  • Compras y Logística
  • Almacén
  • Ingeniería de servicio
  • Call Center (activación y soporte inicial)

Flujo del proceso

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1. Activación interna post-cierre

El proceso inicia únicamente cuando:

  • El contrato está firmado por el cliente.
  • La aprobación de crédito está autorizada.
  • La oportunidad está correctamente cerrada en CRM.
  • Existe una ODM válida.

El área comercial notifica formalmente a Operaciones y Logística para iniciar la planeación.

2. Validación documental y contractual

Antes de liberar cualquier equipo:

  • Contrato y anexos deben coincidir con:
    • Modelos
    • Cantidades
    • Ubicación
    • Alcance del servicio
  • Las condiciones deben estar conciliadas entre:
    • Contrato físico
    • Sistema SANTI
    • Cotizador autorizado

No se autoriza la entrega si existe cualquier inconsistencia.

3. Preparación del equipo

Todo equipo debe cumplir con los siguientes criterios antes de salir de almacén:

  • Revisión técnica completa.
  • Empaque adecuado.
  • Limpieza y presentación.
  • Tóner suficiente para iniciar operación.
  • Checklist de calidad (en equipos remanufacturados).
  • Identificación correcta del destino y cliente.
WarningPunto crítico de calidad

Todo equipo debe estar listo para que la primera impresión del cliente sea positiva.
Un equipo mal presentado o sin tóner genera fricción inmediata.

4. Coordinación logística

Logística coordina:

  • Fecha y horario con el cliente.
  • Accesos, permisos y restricciones.
  • Tipo de transporte (local, foráneo, paquetería).
  • Ingeniero asignado para instalación.

En instalaciones mayores o proyectos especiales, se define un plan de instalación por proyecto.

5. Entrega física del equipo

Durante la entrega:

  • Se verifica que el equipo recibido corresponde al contratado.
  • Se revisa el estado físico del equipo.
  • Se confirma ubicación y punto de instalación.
  • Se documenta cualquier incidencia de inmediato.

6. Instalación y configuración

El ingeniero de servicio realiza:

  • Instalación física.
  • Configuración básica.
  • Pruebas de impresión y escaneo.
  • Conexión a red (si aplica).
  • Validación de correcto funcionamiento.

Todo trabajo debe quedar documentado en el sistema.

7. Capacitación inicial al cliente

En toda nueva instalación se debe:

  • Capacitar al usuario principal.
  • Explicar:
    • Uso básico del equipo.
    • Procedimiento para solicitar tóner.
    • Cómo reportar fallas.
    • Canales de atención de Seiton.
TipBuenas prácticas Seiton Zen

Una buena capacitación inicial reduce tickets, reclamos y fricción futura.
Invertir tiempo aquí ahorra tiempo después.

8. Validación de instalación

La instalación se considera completa cuando:

  • El equipo está operando correctamente.
  • El cliente confirma funcionamiento.
  • El ingeniero documenta la instalación.
  • Operaciones valida el cierre del evento.

A partir de este punto, el contrato entra formalmente en operación recurrente del servicio.

flowchart TD
  A["Inicio: contrato listo para operar"] --> B{"¿Validaciones previas completas?"}

  B -- "No" --> B1["Detener y corregir<br/>Contrato/anexos, Crédito, CRM/ODM, SANTI/Cotizador"] --> B
  B -- "Sí" --> C["Activación interna post-cierre<br/>Ventas notifica a Operación/Logística"]

  C --> D["Validación documental y contractual<br/>Contrato vs SANTI, Cotizador, Ubicaciones/modelos/cantidades"]

  D --> E{"¿Consistencia total?"}
  E -- "No" --> D1["Detener: corregir inconsistencias<br/>No liberar equipo"] --> D
  E -- "Sí" --> F["Preparación del equipo en almacén<br/>Revisión, Empaque, Tóner suficiente, Checklist de calidad"]

  F --> G["Coordinación logística<br/>Fecha/hora, Accesos, Transporte, Ingeniero asignado"]

  G --> H["Entrega física al cliente<br/>Verificación, Registro de incidencias"]

  H --> I["Instalación y configuración<br/>Pruebas, Red (si aplica), Documentación en sistema"]

  I --> J["Capacitación inicial<br/>Solicitud de tóner, Reporte de fallas, Canales de atención"]

  J --> K["Validación de instalación<br/>Confirmación cliente, Cierre del evento"]

  K --> L["Fin: transferencia a operación recurrente"]

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