Proceso de compra y resurtido de inventario

proceso
Proceso operativo para la planeación, compra y resurtido de inventarios de equipos, consumibles y refacciones, priorizando continuidad operativa y optimización del flujo de efectivo.
Keywords

compras, resurtido-inventario, control-stock, flujo-efectivo, consumibles, refacciones, equipos

Objetivo del proceso

Asegurar la disponibilidad oportuna de inventario (equipos, consumibles y refacciones) para soportar la operación de clientes y ventas, sin inmovilizar capital innecesario, manteniendo el equilibrio entre:

  • Continuidad operativa
  • Cumplimiento de SLA
  • Rotación saludable de inventario
  • Control de costos y flujo de efectivo

Alcance

Este proceso aplica a:

  • Compras de consumibles
  • Compras de refacciones
  • Compras de equipos
  • Resurtido basado en:
    • Consumo real
    • Resurtido sugerido
    • Planeación comercial
    • Incidencias operativas

Roles involucrados

  • Compras / Operaciones
  • Dirección de Operaciones
  • Almacén
  • Ventas (cuando la compra está ligada a un cierre)
  • Dirección General (autorizaciones excepcionales)

Principios operativos del inventario

El inventario en Seiton no se gestiona por acumulación, sino por criticidad, rotación y riesgo operativo.

La prioridad es no detener al cliente, no “llenar el almacén”.

Cobertura objetivo por tipo de inventario

Tipo de inventario Cobertura objetivo
Consumibles críticos (alto volumen / cuentas SLA) 30–45 días
Consumibles estándar 15–30 días
Refacciones comunes Bajo resurtido sugerido
Refacciones de baja rotación Compra bajo pedido
Equipos para venta Compra sobre pedido
Equipos de soporte Stock mínimo estratégico

Estas coberturas pueden ajustarse solo cuando el riesgo operativo lo justifique.

Insumos del proceso

  • Resurtido sugerido del sistema
  • Reportes de consumo histórico
  • Tickets abiertos por falta de refacción
  • Planeación de instalaciones y ventas
  • Alertas de inventario mínimo
  • Solicitudes extraordinarias (emergencias)

Flujo operativo del proceso

1. Identificación de la necesidad

La necesidad de compra puede originarse por:

  • Nivel de inventario bajo el mínimo definido
  • Consumo acelerado no previsto
  • Venta confirmada o instalación programada
  • Incidencia operativa activa

2. Clasificación de la compra

Cada necesidad se clasifica como:

  • Compra recurrente (consumibles)
  • Compra planeada (equipos por venta o renovación)
  • Compra urgente (refacciones críticas)

Esta clasificación define prioridad, autorización y proveedor.

3. Validación y autorización

  • Compras estándar → Autorización operativa
  • Compras con impacto operativo → Atención inmediata
  • Compras > $2,000 o sin disponibilidad > 10 días → Escalamiento el mismo día
  • Sin alternativa viable → Evaluar reemplazo de equipo

4. Ejecución de la compra

  • Selección de proveedor autorizado
  • Validación de precio, plazo y disponibilidad
  • Emisión de orden de compra
  • Registro en sistema

5. Recepción y control

  • Recepción física del producto
  • Revisión contra orden de compra
  • Registro de entrada el mismo día
  • Almacenamiento según tipo y rotación

6. Liberación para operación

  • Producto disponible para:
    • Instalaciones
    • Servicios
    • Envíos a clientes
  • Actualización de stock y resurtido sugerido

flowchart TD
    A[Inicio: necesidad de inventario] --> B{¿Tipo de necesidad?}

    B -->|Resurtido / consumo| C[Validar stock y rotación]
    B -->|Venta / instalación| D[Validar requerimiento comercial]
    B -->|Emergencia| E[Escalar compra urgente]

    C --> F{¿Bajo cobertura objetivo?}
    F -->|No| G[Monitorear]
    F -->|Sí| H[Autorizar compra]

    D --> H
    E --> I{¿Impacto operativo alto?}
    I -->|Sí| J[Buscar alternativa / reemplazo]
    I -->|No| H

    H --> K[Orden de compra]
    K --> L[Recepción]
    L --> M[Registro en sistema]
    M --> N[Inventario disponible]
    N --> O[Fin]

Indicadores clave del proceso

  • Días de cobertura por tipo de inventario
  • Rotación de inventario
  • % de compras urgentes
  • Diferencias inventario físico vs sistema
  • Incidencias operativas por falta de material
TipBuenas prácticas – Seiton Zen

“El mejor inventario no es el más grande, es el que nunca se nota.”

  • Prioriza rotación sobre volumen
  • Compra con criterio, no por inercia
  • Escala antes de que el cliente lo note
WarningErrores comunes a evitar
  • Acumular inventario “por si acaso”
  • Tratar todas las refacciones como críticas
  • No registrar entradas y salidas el mismo día
  • Comprar sin considerar impacto en flujo de efectivo

Resultado esperado

  • Operación sin interrupciones por falta de material
  • Inventario controlado y alineado a consumo real
  • Menor capital inmovilizado
  • Mayor visibilidad de riesgos operativos

Próximo paso

Este proceso se conecta directamente con:

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